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Apprenez à l'IA à écrire vos emails

Demandez à une IA d'écrire un email et vous obtenez du texte de robot poli : trop long, trop lisse, pas vous. Le problème n'est pas l'IA, c'est qu'elle ne vous connaît pas encore. Ça se règle en deux temps : d'abord un document qui décrit votre façon d'écrire, puis un automatisme qui s'en sert chaque matin.

20 min pour le style · 10 de plus pour l'automatisme

Gratuit · sans inscription · prompts inclus

Avant de commencer Réglez votre IA en 20 minutes

Comment on s'y prend

  1. Branchez votre boîte

    Gmail ou Outlook, via le connecteur de votre assistant. C'est le prérequis : sans lui, vous aurez le style mais pas l'automatisme.

  2. Laissez-la lire trois mois de mails envoyés

    Envoyés, pas reçus : votre voix est dans ce que vous écrivez, vous. Pas de copier-coller à la main, elle va chercher la matière elle-même.

  3. Corrigez et testez

    Vous vous connaissez mieux qu'elle : ajustez ce qui sonne faux. Puis demandez un mail test sur une vraie situation. Si ça sonne juste, gardez. Sinon, corrigez le document, jamais le brouillon.

  4. Branchez l'automatisme du matin

    Chaque matin, il repère les mails qui attendent une réponse et prépare un brouillon dans votre voix. Vous ouvrez votre boîte, vous relisez, vous envoyez. Rien ne part sans vous.

  5. Laissez-la se corriger seule

    Une fois par semaine, elle compare ses brouillons à ce que vous avez réellement envoyé, repère vos corrections et met à jour le document. Plus vous l'utilisez, plus elle sonne vous.

Les prompts, prêts à copier

Prompt 1 · apprendre votre voix

Avec la boîte connectée. Si vous ne pouvez pas la brancher, remplacez l'étape 1 par : « Voici 10 mails que j'ai vraiment écrits » et collez-les.

Ma boîte mail est connectée. Je veux que tu écrives mon guide de voix pour les emails : un mode d'emploi de ma façon d'écrire, pour que tu rédiges ensuite des mails qui sonnent exactement comme moi.

Étape 1 : lis mes emails ENVOYÉS des 3 derniers mois. Prends un échantillon varié : des mails à des collègues, à des clients, des relances, des réponses courtes. Ignore les signatures automatiques, les transferts et les mails d'une seule ligne.

Étape 2 : repère ma voix. Mes ouvertures, mes tics de langage, mes abréviations, ma façon de structurer, mes formules de fin, mon niveau de langue. Note les expressions que je répète.

Étape 3 : avant d'écrire le guide, pose-moi ces 4 questions, une par une :
1. Je tutoie ou je vouvoie par défaut au travail ?
2. Je mets des smileys dans mes mails pro, ou jamais ?
3. Mes mails sont plutôt courts et directs, ou complets et posés ?
4. Y a-t-il une formule que je déteste voir dans un mail ?

Étape 4 : écris un guide prêt à l'emploi : ma voix en une phrase, mes ouvertures selon le destinataire, mes tics et mon vocabulaire, ma structure, mes formules de fin, 4 à 5 règles à faire, 4 à 5 à éviter, et 2 à 3 de mes vrais mails en exemple. Anonymise les noms de clients et les chiffres sensibles.

Règles : base tout sur mes vrais mails, n'invente pas un style que je n'ai pas. Cite des exemples concrets. Rends un guide fini, pas un brouillon.

Pour finir, écris un mail test dans ma voix sur une situation de ton choix, que je vérifie que ça sonne juste.

Prompt 2 · l'automatisme quotidien

Une fois le guide validé. Il prépare des brouillons, il n'envoie jamais.

Utilise mon guide de voix pour mettre en place une boucle quotidienne.

Chaque matin à 8h :
1. Repère les mails reçus qui attendent une réponse de ma part.
2. Pour chacun, prépare un brouillon de réponse dans ma voix, en suivant mon guide.
3. Laisse les brouillons prêts dans ma boîte. N'envoie jamais rien sans ma validation explicite.

Une fois par semaine :
- Compare tes brouillons aux réponses que j'ai réellement envoyées.
- Repère ce que j'ai changé (ton, longueur, formules) et mets à jour mon guide de voix.
- Dis-moi en deux lignes ce que tu as ajusté cette semaine.

Les trois erreurs qui plombent tout

  • Lui apprendre sur des mails reçus Votre voix est dans le dossier « envoyés ». Apprendre sur ce que vous recevez, c'est apprendre le style des autres.
  • Corriger le brouillon, pas le guide Vous corrigez le même défaut cent fois. Chaque correction doit remonter dans le guide, sinon elle ne sert à rien.
  • Le laisser en envoi automatique Des brouillons, toujours. Un mail envoyé en votre nom qui se trompe de ton coûte plus cher que l'heure qu'il fait gagner.

Brancher votre boîte donne accès à vos mails : utilisez un compte professionnel validé, retirez des exemples les noms de clients et les chiffres sensibles, et gardez la boucle en mode brouillon, jamais en envoi automatique. Votre style ne dépend pas de données confidentielles : il tient dans votre manière de tourner les phrases.

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